PPH Fun Sharing Day 2018: Langkah Pertama dalam Pembentukan Budaya Berbagi Pengetahuan

Sebagai sebuah organisasi non-profit, Pusat Penelitian HIV/AIDS UNIKA Atma Jaya (PPH UAJ) memiliki sejumlah pengurus yang menggerakkan dan mengembangkan organisasi, di dalam upaya mengedukasi dan melayani masyarakat. Dalam rangka memaksimalkan pelayanan yang diberikan, maka pengembangan internal sumber daya organisasi perlu untuk diperhatikan. Dalam hal ini, budaya berbagi pengetahuan menjadi aspek penting yang perlu untuk dihidupkan di tengah pengurus organisasi. Salah satu usaha yang dilakukan oleh PPH UAJ adalah dengan mengadakan aktvitas rutin setiap bulan yang disebut Fun Sharing Day (FSD).

Setiap bulannya, seluruh pengurus PPH mengadakan Fun Sharing Day atau yang disingkat dengan FSD. Program ini baru dijalankan sejak tahun 2018 meskipun PPH sudah berdiri sejak tahun 2010. Tujuannya diadakan program ini adalah membangun budaya berbagi pengetahuan di dalam organisasi. Hingga saat ini, FSD masih akan terus dikembangkan berdasarkan masukan yang diterima. Idealnya, program ini dilaksanakan sebulan sekali dengan konsep open space. Konsep ini membebaskan setiap pengurus untuk membawakan suatu topik dan menyampaikan pendapat yang sesuai dengan minat dan keahliannya. Budaya ini ingin menyasar pada peningkatan kemampuan dan pengetahuan para pengurus organisasi. Oleh karena itu topik yang diberikan setiap bulannya berbeda-beda. Topik yang dipilih pun disesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau topik yang penting untuk dibahas pada saat itu.

Sepanjang 2018, PPH baru mengadakan empat kali FSD. Pertemuan pertama membahas tentang KoboToolbox, yaitu sebuah platform untuk mengumpulkan data baik secara offline maupun online. Pada pertemuan tersebut, pembahasan tentang KoboToolbox difokuskan pada kontruksi formulir pertanyaan dengan menggunakan piranti lunak Microsoft Excel. Para pengurus juga diperkenalkan dengan cara kerja KoboToolbox, serta sejumlah fitur yang dapat dimanfaatkan. Selain itu, pengurus juga diajak untuk melakukan uji coba pengisian data, serta menarik data yang sudah terkumpul ke dalam format Excel, SPSS, dan STATA.

FSD kali kedua dan ketiga membahas tentang Standard Operation Procedure (SOP). Topik yang dibawakan pada FSD kali ini tidak terbatas pada proses penelitian, tetapi juga hal-hal terkait pengembangan organisasi. FSD kedua memiliki fokus pada SOP manajemen data. Tujuan pemilihan topik tersebut adalah memperkuat manajemen pengetahuan di dalam PPH, serta mendiskusikan proses manajemen data yang lebih efektif dan efisien. FSD ketiga berfokus pada SOP keuangan dengan tujuan agar para peneliti juga memiliki kesadaran terhadap hal-hal administratif, serta membuat proses yang sudah berjalan menjadi lebih rapih dan terstandar untuk setiap kegiatan.

FSD terakhir di 2018 berlangsung di bulan Desember dengan topik bahasan mengenai Harm Reduction, suatu prinsip atau strategi dengan sasaran mengurangi konsekuensi negatif dari penyalahgunaan obat-obatan terlarang dan seks bebas. Topik ini dipilih untuk dibahas agar para pengurus memiliki penghayatan lebih mendalam mengenai prinsip dari Harm Reduction   agar tidak terjadi kesalahpahaman terhadap aktivitas-aktivitas yang dilakukan (seperti membagikan jarum suntik steril, kondom, dll). Oleh karena itu, proses diskusi dilakukan dengan pemaparan informasi yang komprehensif, mulai dari sejarah, prinsip dasar, dan aktivitas-aktivitas yang umumnya dilakukan di dalam harm reduction.

Memasuki tahun 2019, PPH berkomitmen untuk menjalankan FSD secara rutin disetiap bulan. Perencanaan serta penyelenggaraan FSD akan dilakukan secara lebih terstruktur. Rancangan  topik dan narasumber akan dilakukan satu bulan sebelumnya, serta topik  akan dipilih berdasarkan  kebutuhan pengetahuan yang paling penting dan mendesak. Dalam hal waktu, FSD juga akan dijadwalkan secara rutin, yaitu pada haru Rabu di minggu ketiga setiap bulan.

Program ini disambut antusias oleh pengurus PPH. Adanya program ini dianggap mendukung  pencapaian visi-misi utama organisasi. Dari program ini, pengurus dapat mengasah kemampuan untuk mengutarakan pendapat, mempresentasikan suatu materi, dan berdiskusi secara terbuka dan ilmiah. Selain sebagai media untuk membangun budaya knowledge sharing, FSD dapat menjadi jembatan untuk mengurangi kesalahpahaman yang mungkin terjadi antar pengurus. Oleh karena itu, program FSD akan terus dipertahankan dan dikembangkan, serta dijalankan secara rutin untuk membentuk budaya berbagi pengetahuan dalam internal organisasi.

ENL